Managementassistent

Breng structuur, overzicht en ondersteuning in een dynamische omgeving!
Ben jij een proactieve en georganiseerde duizendpoot die energie krijgt van het ondersteunen van management en teams? Heb je een scherp oog voor detail en weet je als geen ander hoe je structuur en overzicht brengt in een dynamische werkomgeving? Dan is deze functie iets voor jou!

Wij versterken veiligheid, samen, elke dag, steeds beter Als veiligheidsregio’s investeren we elke dag in veiligheid en dragen we bij aan een redzame en weerbare samenleving. We werken samen met onze partners aan de voorbereiding op en de bestrijding van crises. Crisisbeheersing is volop in beweging. De coronacrisis, cyberveiligheid, klimaatverandering en de opvang van vluchtelingen: nieuwe crisistypen die vragen om een nieuwe aanpak. Wil jij hier vanuit jouw rol als managementassistent(e) aan bijdragen? Lees dan snel verder.

Wat ga je doen?

Als managementassistent(e) ben je de steunpilaar van het managementteam en zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt. Jouw werkzaamheden zijn divers en omvatten onder andere:

• Agendabeheer en planning: Je coördineert afspraken en zorgt voor een efficiënte planning.
• Ondersteuning vergaderingen: Je organiseert en notuleert vergaderingen en bewaakt de voortgang van actiepunten.
• Communicatie en correspondentie: Je stelt e-mails, brieven en rapportages op en fungeert als aanspreekpunt binnen en buiten de organisatie.
• Administratieve ondersteuning: Je verwerkt en beheert documenten, dossiers en archieven.
• Organisatie en coördinatie: Je ondersteunt bij evenementen, bijeenkomsten en projecten.
• Schakel tussen teams: Je werkt nauw samen met verschillende afdelingen en externe partijen.

  Deze functie wordt ingevuld bij de afdeling die ook tijdens crises paraat staat. Dat betekent dat we ook graag met je in gesprek gaan over een rol die je kan invullen tijdens crises.
  

Kortom, een veelzijdige rol waarin geen dag hetzelfde is!

Wie ben jij?

Wij zoeken een enthousiaste en gestructureerde professional met een sterk verantwoordelijkheidsgevoel. Jij bent iemand die vooruitdenkt, initiatief neemt en moeiteloos schakelt tussen verschillende werkzaamheden. Dankzij jouw organisatievermogen blijft alles op rolletjes lopen. Je hebt een dienstverlenende instelling en werkt graag samen, maar je kunt ook zelfstandig zaken oppakken.

Wat we verder belangrijk vinden:

• Je hebt minimaal een mbo-4 diploma, bij voorkeur in de richting van (directie)secretaresse, managementassistent of bedrijfsvoering.
• Je hebt minimaal 3 jaar relevante werkervaring in een ondersteunende rol, bij voorkeur in een publieke of bestuurlijke omgeving.
• Je hebt uitstekende organisatorische vaardigheden en een goed gevoel voor prioriteiten. Je bent communicatief sterk en hebt een vlotte pen voor het opstellen van correspondentie en notities.
• Je bent vaardig met MS Office 365 (Word, Excel, Outlook en PowerPoint) en digitale systemen.
• Je bent discreet, integer en kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie.

  
  

Wat bieden wij?

Een uitdagende functie in een organisatie die volop in ontwikkeling is, en daarnaast: 

• Een maximaal bruto maandsalaris van € 3.818,- (schaal 7) op basis van een 36-urige werkweek.
• Een Individueel Keuze Budget (IKB) van 18,63%, in te zetten voor extra vrije tijd of geld.
• Pensioenopbouw bij het ABP.
• Reiskostenvergoeding woon-werkverkeer, een werkgeversbijdrage voor je zorgverzekering en korting op particuliere verzekeringen.
• Thuiswerkvergoeding van €3 per dag.
• Mogelijkheden voor professionele ontwikkeling door middel van cursussen en trainingen.
• Een tijdelijke aanstelling van één jaar, met de intentie om deze bij goed functioneren om te zetten naar een vast dienstverband.
• Je krijgt een aanstelling bij Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek, maar zal voor beide regio’s werkzaam zijn.

  Meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden? Kijk op onze website onder het kopje Arbeidsvoorwaarden.
  

We zitten nu nog in Almere, maar zullen binnen een paar maanden verhuizen naar Hilversum.

Wie zijn wij  
Wij zijn de samenwerkende Veiligheidsregio’s Flevoland & Gooi en Vechtstreek. Twee bestuurlijk zelfstandige veiligheidsregio’s die ambtelijk intensief samenwerken.  Afhankelijk van je functie werk je bij ons dus niet voor één veiligheidsregio, maar voor twee veiligheidsregio’s. We verlenen hulp bij incidenten en noodsituaties, adviseren over risico’s, zorgen dat we voorbereid zijn op grote rampen en coördineren de hulpverlening bij crisissituaties. Om dat zo goed mogelijk te doen, werken de verschillende organisatieonderdelen nauw samen: brandweerzorg, bedrijfsvoering, crisisbeheersing, bevolkingszorg en de GHOR. Werken bij ons betekent dat je een bijdrage levert aan een veilige regio. 

 

Procedure en sollicitatie
Ben jij enthousiast? Dan ontvangen wij graag je motivatiebrief en cv via onderstaande link uiterlijk zondag 6 april, De gesprekken vinden plaats op maandag 14 april, houd deze dag graag vrij in je agenda. We werven tegelijkertijd in- en extern. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.

Meer weten over de functie of het sollicitatieproces? Neem contact op met Marlinde Sondervan, recruiter, via m.sondervan@brandweerflevoland.nl.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.